Tanto si somos auditores como si somos auditados, es necesario tomar el control para incorporar la modalidad remota en nuestros sistemas de gestión, teniendo en cuenta que la tecnología es solo el medio para llevarlas adelante, pero que siempre el profesional que las recibe o las imparte es un ser humano, como auditor las habilidades y competencias estarán aún mas expuestas, uno de los factores que impactará y se hará presente es la paciencia, realizar actividades online nos está trabajando fuertemente el músculo de la paciencia, muchas veces las conexiones de internet son inestables en el peor momento, aveces es necesario cortar comunicación y al retomar habiendo pasado algunos minutos cambia la onda, el humor no es el mismo y entonces hay que remarla, también puede suceder que el sonido nos juegue una mala pasada y debamos repetir las pregunta varias veces ocurriendo lo mismo del lado de las respuestas o que debamos estar toda la jornada hablando muy fuerte para que se pueda oír mejor del otro lado (¡eso después te da un dolor de cabeza barbaro!), en fin hay más situaciones de este tipo que ponen en juego nuestra paciencia, particularmente no estoy de acuerdo con las empresas que promueven que efectuando este servicio de manera remota es exactamente lo mismo, para mi ¡eso está muy lejos de la realidad!
Sostengo que no hay como la forma presencial donde el lenguaje corporal nos brinda información super importante y aunque seamos muy buenos observadores remotos es inevitable que se nos escapen varios indicadores y ni que decir del abrazo al final de las auditorias donde ya pasó el stress y apelamos a la buena onda y alegría de “la prueba superada” o de “ya pasó la tortura” . Esta es una realidad , hay que adaptarse, continuar activos y vigentes en pos de la mejora, por suerte una buena y gran sonrisa puede traspasar cualquier pantalla así que hay que sumar a nuestras habilidades esta nueva forma de relacionarse e interactuar pudiendo separar las actividades que requieran interacción con las personas coordinando la recopilación de información previamente para aquellas actividades que no requieren interacción y con la revisión de documentos o grabaciones de video en sectores operativos nos permitamos auditar manteniendo integridad.
“ No solamente es inútil, sino loco, el no adaptarse serena y tranquilamente a lo irrevocable”. W.Humboldt
5 botones que debo apretar en el control de auditorías remotas:
Tener muy claro el alcance y tipo de auditoría, para poder establecer qué tecnología será la necesaria para llevarla a cabo, por ello auditor y auditado deben preestablecer los detalles (preveer los momentos en que será necesario filmar procesos operativos en curso y con qué se realizará esa tarea, quien será el responsable de cada sitio y proceso en movimiento, ojo con los dispositivos para procesos de seguridad alimentaria y seguridad física).
Probar previamente la estabilidad de la conexión a internet, igual es importante mencionar que es algo que puede fallar, por lo tanto organizar en lo posible que algunas entrevistas puedan realizarse telefónicamente y usar ese recurso en caso de fallas en la conexión y ojo tener los navegadores actualizados (Chrome, Internet Explorer, Safari, etc).
De acuerdo a lo que se coordinó en el punto 1 mantener disponibles y listos los portátiles, computadoras de escritorio con acceso a internet, dispositivos móviles, drones y cuando aplique con software de video conferencias instalados, mínimos 2 para tener contingencia en caso de que falle uno (Zoom, Skype, Microsoft Teams, etc).
Adecuar los espacios teniendo en cuenta la acústica y las interrupciones para auditorías de documentación.
Mantener la mayor cantidad posible de documentación relevante en formato digital, (PDF, JPG, etc.) y en caso de tener papelería tener el dispositivo adecuado para escanear al momento y poder enviar a solicitud instalar aplicaciones para escanear documentos utilizando el escáner central, en red o dispositivos móviles.
La comunicación previa es sumamente importante el primer punto de los 5 botones es clave para poder llevar adelante la logística con éxito, la gestión de esta información permite detectar y organizar cambios, reaccionar ante imprevistos, reducir costos administrativos tales como los viáticos de los auditores la incorporación y mantenimiento de documentos digitales también genera ahorros y ademas cuidamos el medio ambiente, y algo muy importante es que toda esta información la utilizaremos para la evaluación de riesgos ¡ojo! esto no puede pasarse por alto, en otro orden debe quedar formalmente establecida la política de confidencialidad las prácticas de seguridad informática que se mantendrán y la protección de datos.
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Las directrices para la auditoría de los sistemas de gestión ISO 19011: 2018 en el punto 5.5.3 nos dice que:
Las auditorías pueden llevarse a cabo en el sitio, remotamente o como una combinación. El uso de estos métodos debería estar adecuadamente equilibrado, basándose, entre otros, en la consideración de los riesgos y oportunidades asociados.
Asi que l@s invito a tomar como marco de referencia las mencionadas directrices que estimo son la “biblia” de las auditorías de sus sistemas y por el momento sumar también:
Grupo de prácticas de auditoría ISO 9001 orientación sobre: auditorias remotas emitido por ISO e IAF,
Condiciones particulares aplicables al proceso de acreditación durante la epidemia de covid 19
Consideraciones sobre el uso de técnicas de evaluación en remoto emitidas por ENAC. ( Haz click para obtenerlos en el ícono de descargas)
Estas prácticas y directrices son aplicables independientemente a que tus auditorías sean de calidad o seguridad, para el área de seguridad solo tendrás que ajustar el ojo en lo que verificarás. Seguramente el foco se pondrá en los registros del sistema de control de accesos, las grabaciones del circuito cerrado (CCTV), los registros del control de rondas, la información de los libros/bitácoras de guardia, que dicho sea de paso hay aplicaciones muy buenas en el mercado para registrar novedades y controlar a los RRHH de seguridad, teniendo la premisa de detectar, retardar y responder las auditorías, en esta materia se enfocan manteniendo el orden de los anillos concéntricos de seguridad desde afuera hacia adentro y apretando inteligentemente los botones para auditar por control remoto.
Positivamente en estos tiempos de Tinder está demostrado que podemos adaptarnos hasta en el amor, de hecho un estudio realizado en la universidad de Stanford no encontró diferencias en la calidad de las relaciones que empezaron gracias a internet y al celular y las que lo hicieron en lugares clásicos como un bar u oficinas así que generemos “perfect match" con las organizaciones y manejemos las auditorías con control remoto.
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