Desde el momento en que permitimos que lo “urgente” sobrepase lo “importante” estamos abriendo la puerta a la tan temida burocracia y poniéndole un palo en la rueda al crecimiento de nuestro negocio o al éxito de nuestra carrera.
"No permitas que lo urgente sobrepase a lo importante" - Stephen Covey
El trabajo de consultora externa hace que deba gestionar junto a los clientes el tiempo que tenemos para llevar adelante juntos el proyecto que nos une; me ha pasado más de las veces que querría, que en coordinaciones de trabajos estratégicos surja algo de “último minuto” provocando que se pospongan nuestras tareas, he visto puestos claves que solo se dedican a dar tratamientos “urgentes” y a la hora de medir resultados no se explican por que los KPIs dejan mucho que desear aduciendo que son un departamento/área o profesional que “trabaja muchísimo” , aquí es cuando la frustración hace su entrada y se puede entender lo verdaderamente agotador que resulta estar todo el tiempo “apagando incendios”.
Lo primero que debemos hacer es tener en claro cuales son las prioridades, en ese sentido vamos a definir urgente e importante y a partir de allí nos organizaremos y gestionaremos el tiempo de atención para cada uno, esto es de gran ayuda para nuestros hogares y para ganar salud en nuestra vida personal.
Urgente
Lo que necesita una atención inmediata, requiere que todo el foco apunte a esa actividad con toda nuestra atención y por eso tendremos que darle prioridad absoluta, tanto nosotros como nuestro equipo de trabajo si lo hubiere.
Importante
Tiene que ver con nuestros objetivos y por lo tanto repercute mucho en el resultado, son cosas de carácter crítico para el éxito de la compañía /empresa/carrera/vida en gral. Saber diferenciar qué es importante y qué no es importante, es lo que nos hace productivos y nos permite cumplir con los objetivos y cuidado aquí porque generalmente las tareas importantes son fáciles de posponer, por ello, una tarea puede ser importante pero no urgente y también una tarea que hoy es importante de un momento a otro puede ser urgente.
Ejercitar la capacidad de materializar tareas a un primer plano y tareas en segundo plano en el tiempo que le corresponden a cada una es la clave.
“Nunca hay suficiente tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay suficiente tiempo para hacer lo más importante”- Brian Tracy
Y aqui hay una trampa en la que alguna vez hemos caído todos y es usar tiempo de oro para aquellas tareas ni importantes ni urgentes.
Ese tipo de cosas que te toman tiempo pero no agregan valor a nuestras empresas ni carrera, ni siquiera a nuestra vida personal, cuantas veces hemos caído en la lectura de artículos de internet que no nos sirven de nada o navegando por las redes “stalkeando memes” sin ningún propósito o jugando en aplicaciones cuando sabemos que ese tiempo le corresponde a otras tareas. Si con esto que digo estás detectando que te sucede esto, la solución es sencillamente ¡parar! plantéate en que momento del día vas a estar en redes sociales, apps, etc. Te aseguro que esta acción sencilla requiere de voluntad y va a marcar una diferencia en tu vida profesional y acá viene Benjamin Franklin y nos dice:
“¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, porque el tiempo es el bien del que está hecha la vida”.
Bueno entonces nos ocupemos y no nos preocupemos ¿Como definir tareas según la prioridad? ¡bienvenida #gestióndeltiempo !
La mejor práctica se llama sinceridad absoluta y tiene que ver con determinar qué puede esperar y qué no puede esperar.
Haz una lista de escenarios para :
Importante, pero urgente: algunos ejemplos pueden ser atención de reclamos, cuestiones que tienen que ver con la seguridad, salud, etc.
Importante pero no urgente: por ejemplo cuestiones estratégicas y hábitos diarios que te llevan al éxito.
No es importante pero sí urgente: reuniones con un equipo de trabajo por producción, etc. Tareas que repercutan en la gestión del tiempo.
No es importante y tampoco urgente: todo lo que puede esperar.
La gestión del tiempo es el proceso que te permite dividir tus horas disponibles según las tareas que tenés que hacer, existen herramientas de gestión del tiempo con horarios y registros de jornadas, algunas de ellas son: Google calendar para organizar tu agenda y puede ir de la mano de Todoist para organizar las tareas enlazadas al mail y al calendario , google keep te puede ayudar con listas de tu dia a dia, dibujos simples, notas de voz, videos o imágenes de fácil acceso, y acá una maravilla que te ayuda un montón a ser sincero y detectar ¿en que se van tantas horas, que no puedo entender? Rescue time, la aplicación. Se va a encargar de ver cuánto tiempo pasas en redes sociales, qué webs has visitado o cuántas veces has consultado tu teléfono. Estas son solo algunas herramientas que te pueden ser útil, pero si no te gusta la tecnología y crees que esa es la mejor excusa, déjame decirte que el tiempo tranquilamente se puede gestionar con un calendario de papel o agenda física, así que ¡¡¡ a gestionar el tiempo de cualquier forma gente linda!!
Una sencilla formula de la urgencia es:
Urgencia = tiempo que consume la tarea / tiempo restante hasta la fecha límite
El número que arroje , cuanto más cercano a cero, menos urgente será, y cuánto más cercano a uno, más urgente será. si es mayor que uno ya no tienes tiempo para hacer esa tarea (el tiempo que consume es mayor al tiempo que te queda), así que en ese caso aplica un replanteo de situación, podés determinar las prioridades interpretando los resultados.
“Para el hombre laborioso, el tiempo es elástico y da para todo. Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo”. Gaspar Melchor de Jovellanos
Комментарии