3+3+3 Procesos? (con regalito)

Cuando planteamos dentro de nuestros objetivos la importancia de brindar servicios o productos de calidad, sin duda la premisa es desarrollar nuestra actividad con los mejores resultados posibles y para que eso suceda es vital materializar los procesos.

Aunque parezca mentira en la actualidad hay una gran cantidad de empresas, organizaciones y entidades que trabajan bajo la premisa de “usos y costumbres” manteniendo un gran volumen de actividades operativas desordenadas, claro que a la hora de la verdad, la ventaja competitiva de esa organización es bastante inferior, ni que decir cuando se trata de organismos donde el cliente final es un contribuyente ¿se les viene a la mente alguna experiencia haciendo trámites que dejaba bien al descubierto la falta de procesos en una gestión y eso hizo que la pasaran mal? puf! mi lista es larga.

La mayoría de estos casos están sumergidos en la preocupación y en el concepto de que para hacer efectivos los procesos y gestionarlos se requiere mucho trabajo o que no hay recursos humanos con el tiempo o cualidades para llevar adelante esa tarea, o simplemente desconocen lo hermoso que es trabajar en un ambiente ordenado; lo bueno es que cuando lo descubren es un camino de ida.

Lo primero que debemos hacer es trabajar con la cultura organizacional generar un mapa mental de la estructura y dividir en 3 partes la cuestión:

1.Procesos estratégicos: todo lo que tiene que ver con las decisiones, planificaciones y estrategias.

2.Procesos claves: no hay que darle tanta vuelta son los que directamente se vinculan con el producto o servicio, son los operativos y por ultimo tenemos los

3.Procesos de apoyo: son los que brindan el apoyo para que se puedan hacer las cosas, por ejemplo los que tienen que ver con compras capacitaciones, auditorias, etc.

Esta información la aterrizamos en un escrito y a partir de allí se termina la preocupación, empieza la ocupación y vamos a otras 3 partes:

1. Escuchar, 2. mirar y 3. escribir, el objetivo que tenemos que tener en todo momento presente es que los procesos sean REALES y eso solo puede darse si los escribimos de la mano de las personas que ejecutan, por lo tanto es una actividad que se realiza si o si en equipo. Es importante no irnos por las ramas, así que primero debemos establecer los limites y mantener el foco en escuchar al responsable y al que ejecuta determinada actividad quien nos contará como lo hace donde inicia y donde termina la labor , mirar en acción lo que nos contó y escribir las secuencias de pasos manteniendo la lógica y enfocándonos en lograr algún resultado. (visiten mi post No la compliques, se parte de un sistema amigable ).

Cuando nos hemos ocupado de esto vienen otras 3 cuestiones:

1. comunicar, 2. practicar y 3. mejorar. Y aquí en el ultimo punto MEJORAR ( que palabra mas hermosa!) hay técnicas o herramientas al mejor estilo recetas de cocina que podemos implementar como mejor nos apliquen, algunas de ellas pueden ser: Las 5 S (popularizada por la famosa Marie Kondo y muy bien usadas en ámbitos domésticos), Poka Yoke esta herramienta nos ayuda a prevenir los errores antes de que ocurran, podemos verla implementada con éxito en las cápsulas de café dolce gusto que tanto amo , TPM (mantenimiento productivo total ) ideal para las fábricas que quieren llevar operaciones just in time midiendo el tiempo medio de las averías y eficacias de mantenimiento, Análisis de riesgos y control de puntos críticos (HACCP) utilizada en alimentos para identificar los peligros y el control de los mismos para garantizar la seguridad alimentaria, enfocada en la prevención y por ultimo voy a nombrar a la Ingeniería concurrente o total, pone especial foco en el diseño y los procesos, tomando todos los elementos del ciclo de vida del producto.

Con tantos elementos para ayudarnos, no hay excusas! ordenemos nuestras organizaciones,  vamos a poner un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar así que a documentar procesos señor@s!

Aquí les dejo de regalo una plantilla en formato word con los imputs para empezar a materializar sus procedimientos escritos, espero que les sea muy útil! cuéntenme!